Collaboration-Studie: Virtuelles Arbeiten boomt in deutschen Unternehmen

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In deutschen Unternehmen werden flexible Arbeitsmodelle immer beliebter. Schon mehr als ein Drittel der Mitarbeiter arbeitet nicht mehr regelmäßig im eigentlichen Büro, sondern verbringt einen Teil der Arbeitswoche an anderen Standorten, beim Kunden oder arbeitet von zu Hause aus. Darüber hinaus arbeiten viele Arbeitnehmer mit Kollegen an anderen Standorten (84 Prozent) oder Mitarbeitern in Drittunternehmen (88 Prozent), auch im Ausland, zusammen. Hierzu werden vermehrt Remote Collaboration-Tools wie soziale Netzwerke, Video-Chat und -Konferenzen genutzt.

Zu diesen Ergebnissen kam einen Studie von Forrester Consulting im Auftrag von Citrix Online. Befragt wurden kleine, mittelständische und große Unternehmen in den USA, Europa und Australien im September 2010. Die Studie untersuchte die Art und Weise wie Arbeitnehmer mit Kollegen und Mitarbeitern anderer Unternehmen kommunizieren und zusammenarbeiten, unabhängig von Branche oder Hierarchie.

„Die Studie zeigt, dass flexible Arbeitsmodelle in Deutschland – wie auch weltweit – an Beliebtheit gewinnen und somit auch der Bedarf an Tools, die diese Art der Zusammenarbeit ermöglichen, steigt“, kommentiert Andrew Millard, Director of Marketing and E-Commerce, EMEA bei Citrix Online. „Obwohl viele der befragten Angestellten den Einsatz von Technologie begrüßen, empfinden immer noch 81 Prozent persönliche Treffen, obwohl nicht immer effektiv oder zeitlich ausreichend, als unerlässlich für den Aufbau von Beziehungen. Es ist klar, dass virtuelle Meetings nicht immer persönliche Meetings ersetzen können. Jedoch zeigt die Studie auch, dass virtuelle Collaboration-Technologien, die besten Aspekte persönlicher Meetings bieten, ohne dabei ineffizient und frustrierend zu sein wie traditionelle Meetings.“

Die Ergebnisse im Detail

  • 91 Prozent der befragten Angestellten nutzen einen ans Netzwerk angeschlossenen Computer; davon nutzen 72 Prozent einen Desktop und 80 Prozent einen Laptop mindestens wöchentlich für die Arbeit. 44 Prozent nutzen Smartphones
  • 37 Prozent der Befragten arbeiten in einer typischen Arbeitswoche auch außerhalb ihres eigentlichen Standortes. Diese Mitarbeiter arbeiten meist am Stammsitz des Unternehmens (86 Prozent), in Zweigstellen (65 Prozent) oder beim Kunden (37 Prozent). Im Vergleich mit französischen (30 Prozent) oder britischen Arbeitnehmern (34 Prozent) arbeiten jedoch nur wenig deutsche Angestellte (23 Prozent) auch von zu Hause.
  • 84 Prozent der Befragten arbeiten mit Kollegen an verschiedenen Standorten (51 Prozent davon im Ausland) zusammen. 88 Prozent arbeiten mit Mitarbeitern in Drittunternehmen (davon 38 Prozent im Ausland) zusammen.
  • Vergleicht man die Nutzung verschiedener Tools heute mit der vor einem Jahr, so nutzen die befragten Mitarbeiter verstärkt Video-Chat (70 Prozent), soziale Netzwerke (70 Prozent), Team Document Sharing Sites (58 Prozent) und Web Conferencing (44 Prozent), um Beziehungen und Vertrauen aufzubauen. Die Anzahl persönlicher Interaktionen wuchs dagegen nur um 18 Prozent
  • Für 81 Prozent der befragten Mitarbeiter sind persönliche Meeting immer noch das effizienteste Werkzeug für den Aufbau von Beziehungen, vor Telefon (46 Prozent) oder E-Mail (22 Prozent). Trotzdem empfinden 43 Prozent persönliche Meeting als umständlich
  • Der Standort von Teilnehmern ist immer noch der entscheidende Faktor (genannt von 77 Prozent), wenn über die Art und Weise eines Meetings entschieden wird, gefolgt vom Zweck (63 Prozent) und vorhandenen Reisebudgets (51 Prozent)
  • Insgesamt arbeiten Mitarbeiter in kleinen und mittelständischen Unternehmen eher von zu Hause aus und kollaborieren mit anderen Parteien außerhalb ihres Unternehmens, im Vergleich zu Mitarbeitern in großen Unternehmen. Trotzdem hinken sie beim Einsatz von virtuellen Collaboration Tools hinterher.

    Das Meeting ist tot – lang lebe das Meeting

    Wenn Mitarbeiter „meeten“, sind 63 Prozent dieser Treffen geplant und konzentrieren sich entweder auf die Planung von Projekten (77 Prozent) oder Vorgehensweisen (75 Prozent). Nur Ad-Hoc Meetings sind eher taktisch ausgelegt und befassen sich beispielsweise mit dem Lösen von Konflikten (70 Prozent).
    Unabhängig davon nannten die befragten Arbeitnehmer, die Unaufmerksamkeit der Teilnehmer, wie das Abrufen von E-Mails während eines Meetings, als größter Störfaktor bei persönlichen (53 Prozent) und virtuellen (49 Prozent) Meetings.

    Laut den Studienergebnissen kann dies kann zu einem Problem im Unternehmen führen, da jüngere Mitarbeiter meist weniger aufmerksam in Meetings sind als ihre älteren Kollegen. Außerdem sind sie weniger davon überzeugt, dass Meetings nötig sind, um Aufgaben effektiv anzugehen. „Insgesamt zeigt die Studie, dass viele der Befragten immer noch „süchtig“ nach Meetings sind, aber nicht wahrhaben wollen, dass diese ineffizient sein können“, glaubt Millard. „Die Mehrheit der befragten Arbeitnehmer glaubt, dass persönliche Meetings die Zusammenarbeit und den Aufbau von Beziehungen fördern, aber bei genauerem Nachfragen denkt nur eine Minderheit, dass sie effizient sind und einen wirklichen Vorteil bringen.“

    Die Mehrheit der befragten Angestellten (64 Prozent) denkt, dass Aufmerksamkeit in persönlichen und virtuellen Meetings besonders wichtig ist. 43 Prozent empfinden Unterbrechungen des Sprechers oder das Sprechen außerhalb der Reihe in persönlichen Meetings als störend. In virtuellen Meetings wird das Checken von E-Mails oder Surfen im Netz als weniger störend empfunden.

    Vertrauen ist wichtig

    Vertrauen ist ein entscheidendes Element, damit persönliche oder virtuelle Meetings effektiv sind. 60 Prozent der Befragten empfinden Vertrauen als wichtig in persönlichen Meetings; 48 Prozent in virtuellen Meetings. Jedoch ist der Aufbau von Vertrauen schwer – 41 Prozent denken, dass dies einfach in persönlichen Meetings ist; aber nur 14 Prozent empfinden dies als einfach in virtuellen Meetings.

    Zweidrittel der deutschen Angestellten denken, dass es wichtig ist, den Kollegen von Angesicht zu Angesicht gegenüber zu sitzen (im Vergleich dazu empfinden nur 69 Prozent der französischen und 65 Prozent der britischen Angestellten genauso). Als Gründe werden die Körpersprache (83 Prozent) und der Aufbau von Vertrauen (73 Prozent) angegeben.

    „Die befragten Angestellten entscheiden meist pragmatisch, ob sie an einem Meeting teilnehmen oder nicht. 89 Prozent gaben an, dass es darauf ankommt, ob das Meeting sie an der Fertigstellung einer anderen Aufgabe hindert oder nicht“, so Millard.

    „Heutzutage ermöglichen moderne Collaboration Tools – beispielsweise mit integriertem High-Definition Video Conferencing – eine qualitativ-hochwertige Interaktion, welche den Aufbau von Vertrauen erlaubt. Durch den verstärkten Einsatz von virtuellen Meetings können Unternehmen besser die Zeit ihrer Mitarbeiter nutzen und mit Budgets effizienter haushalten.“

    Die internationalen Ergebnisse der Forrester Studie finden Sie unter: http://bit.ly/9fZXNT. Weitere Informationen und eine kostenlose 30-tägige Testversion von Citrix Online GoToMeeting finden Sie unter www.gotomeeting.de.

    Der Arbeitsplatz der Zukunft
    Unabhängig davon ob Meetings und Treffen live oder virtuell abgehalten werden, zeigt die Studie deutlich, dass sich der Arbeitsplatz der Zukunft deutlich vom typischen PC-Arbeitsplatz in einem Büro unterscheiden wird. Mitarbeiter arbeiten an unterschiedlichen Orten (zuhause, unterwegs, beim Kunden) mit den unterschiedlichsten Endgeräten (PC, Laptop, SmartPhone, PDA) und in unterschiedlichen Projektgruppen, die aus Mitarbeitern des eigenen Unternehmens, aber auch externen Kollegen bestehen können. Grundlage für diese Art des Arbeitsplatzes ist die Möglichkeit, von überall zu jeder Zeit auf seine wichtigsten Daten (Termine, Kontakte, Aufgaben, Notizen) und Dokumente (Vorlagen, Präsentationen, Projektpläne, etc.)

    Und so ist es kein Wunder, dass sich so genannte Collaboration Tools immer größerer Beliebtheit erfreuen. Ein Beispiel für so eine Softwarelösung, das wir erst vor kurzem im SaaS-Forum vorgestellt haben, ist ContactOffice. Schon heute nutzen fast eine halbe Million Menschen die Tool-Sammlung, die in ihrer Basis-Version sogar kostenlos – und trotzdem ohne Einblendung von Dritt-Werbung – zur Verfügung gestellt wird. Weitere Informationen zu Contactoffice finden Sie im Lösungskatalog des SaaS-Forums.


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