Pünktlich zum Jahresbeginn stellt die Firma ContactOffice eine neue Version seiner gleichnamigen im Software-as-a-Service (SaaS) Modell betriebenen Collaboration-Suite vor. Im Rahmen des Updates wurden einige nützliche Verbesserungen an den einzelnen Tools – E-Mail, Kalender, Aufgaben, Dokumente, etc. – vorgenommen.
E-Mails im Dokumentenarchiv ablegen
Der ContactOffice-Anwender hat ab sofort die Möglichkeit, seine E-Mails im ContactOffice Dokumentenarchiv abzulegen. Dazu klickt er einfach mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und wählt “In den Dokumenten speichern” im Menü. Die Mail wird dann im gewünschten Dokumentenordner als .eml-Datei gespeichert. So kann beispielsweise die komplette E-Mail-Kommunikation in einem Projektteam in einem entsprechenden Projektgruppen-Ordner abgelegt werden und steht damit allen Teammitgliedern zur Verfügung.
E-Mail-Anhänge in PDF-Format konvertieren
Im E-Mail Tool können Anhänge ab sofort “per Mausklick” in das PDF-Format konvertiert werden. Damit ist es möglich, diese Anhänge im PDF-Reader zu öffen und zu lesen, selbst wenn die für das ursprüngliche Dateiformat benötigte Software nicht auf dem Rechner zur Verfügung steht.
Veränderte Mailstruktur
Die Darstellungsweise der E-Mail-Nachrichten in der Ordnerstruktur um E-Mail-Tool wurde geändert. Anstatt die Gesamtzahl der Mails in einem Ordner anzuzeigen, wird in ZUkunft nur noch die Anzahl der ungelesenen Mails in einem Ordner angezeigt. Darüber hinaus werden die Ordner, die ungelesene Mails enthalten, fett dargestellt.
Suche auf spezielle Verzeichnisse im Dokumentenarchiv beschränken
Es ist ab sofort möglich, nach Dokumenten nur in bestimmten Verzeichnissen zu suchen. Dies gilt für private wie für öffentliche Dokumente.
Telefon- und Telefaxnummern als Suchergebnis
Ab sofort sind Suchabfragen im Adressbuch nach Telefon- oder Telefaxnummern der Kontakte möglich. Damit kann der Anwender SMS-Nachrichten oder Telefaxe direkt aus dem E-Mail-Tool versenden. Er erstellt dazu einfach eine neue E-Mail-Nachricht und klickt auf “An” in der Kopfzeile. Dann wählt er “Telefonnummern” aus dem Pull-Down Menü oben rechts im Fenster. Es werden dann die Kontakte mit Telefon- und Telefaxnummer angezeigt, aus denen dann der betreffende Kontakt ausgewählt werden kann, dem eine SMS oder ein Telefax gesendet werden soll.
ContactOffice – Unternehmen 2.0 zum Nulltarif
Mit dem virtuellen Büro bietet die Firma Contactoffice eine webbasierte Software-Suite, bestehend aus Email-Postfach, Kalender, Adressbuch und Dokumentenarchiv, sowie zahlreichen Web 2.0-Tools (Wiki, Forum, Podcast, RSS-Feed). Schon heute nutzen mehr als 450.000 Anwender – von der Privatperson bis zum internationalen Großkonzern – die Lösung. Der besondere Vorteil für Neukunden: Die voll funktionsfähige Basisversion mit 100 MB-E-Mail-Postfach und weiteren 100 MB Speicherplatz für die Ablage von Dokumenten ist kostenlos!
Weitere Informationen zu ContactOffice finden Sie im Lösungskatalog des SaaS-Forums