Tedesio setzt von Anfang an auf Zeiterfassung mit ZEP

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Die Tedesio GmbH ist seit ihrer Gründung im Herbst 2016 als IT-Dienstleister in den Bereichen Unified Communications, IP-Telefonie und IT-Security tätig. Der Fokus des Unternehmens liegt dabei auf dem reinen Projektgeschäft ohne eigenen Produktverkauf. Darüber hinaus erstellt Tedesio IT-Gutachten. Mittlerweile arbeiten fast 20 Mitarbeiter für das Unternehmen mit Sitz im niedersächsischen Buchholz in der Nordheide. Bei der Erfassung der Projektzeiten sowie der Urlaubs- und Fehlzeiten nutzt Tedesio die webbasierte Lösung ZEP der Firma provantis IT Solutions.

Zeiterfassung bei Tedesio: Start auf der „grünen Wiese“

Bereits bei der Gründung von Tedesio wurde ein Anforderungsprofil mit Kriterienkatalog für eine Softwarelösung für die Zeiterfassung formuliert. „Als Gründer eines reinen Projektunternehmens war mir von Anfang an klar, wie wichtig ein leistungsfähiges, benutzerfreundliches und flexibles Tool für den Erfolg meines neuen Unternehmens sein würde“, erinnert sich Holger May, Gründer und Geschäftsführer der Tedesio GmbH an die ursprüngliche Ausgangslage. „Unsere bisherigen Erfahrungen mit derartigen Lösungen stammen alle aus Großunternehmen und waren für das neue Unternehmen nicht anwendbar, wir begannen quasi auf der ‚grünen Wiese'“, bestätigt Hartmut Höche, Berater und Projektleiter, der ebenfalls von Anfang an in die Suche nach einer entsprechenden Softwareanwendung eingebunden war. Über eine Internetrecherche stießen die beiden IT-Experten dann auf die Softwarelösung ZEP der Firma provantis IT Solutions aus Ditzingen.

ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.

Nach einer entsprechenden Demophase entschied sich Tedesio dann Ende 2016, ZEP für alle Projektmitarbeiter im Unternehmen einzuführen. Holger May erinnert sich: „Wir haben uns mehrere am Markt verfügbare Angebote angesehen, stellten dann aber fest, dass ZEP unser ursprünglich definiertes Anforderungsprofil einfach am besten erfüllte. Hartmut Höche ergänzt: „Bereits in der Demophase beeindruckte uns die gute Betreuung durch den provantis Support, der uns beim Testen der Software mit Rat und Tat zur Seite stand.“

Zeiterfassung in der Cloud

Als Betriebsmodell entschied sich Tedesio für das Cloud Computing-Modell. ZEP kann sowohl als Cloud Service, als auch als On-Premise-Lösung genutzt werden. Holger May erklärt: „Wir haben im Vorfeld sehr wohl beide Betriebsmodelle durchdacht. Am Ende entschieden wir uns für den Cloud Service, da wir so ohne zusätzlichen Installations- und Implementierungsaufwand sowie zusätzliche Investitionen sofort ein fertiges Produkt nutzen konnten, das sämtliche Kriterien erfüllte. Individuelle Anpassungen waren dabei dennoch möglich.“ „Und was Datenschutz und Datenintegrität betrifft, konnten wir uns davon überzeugen, dass dieser auch im Cloud Computing-Betrieb bei ZEP vollumfänglich gewährleistet ist“, erläutert Hartmut Höche. Und so war der Einsatz von ZEP letztendlich auch ein Aspekt für eine erfolgreiche Zertifizierung der Tedesio GmbH nach ISO 9001/27001.

Mobile Computing: Mobilität und Benutzerfreundlichkeit sind ein Muss

Für die Eingabe ihrer Projektzeiten nutzen die Tedesio-Mitarbeiter neben der webbasierten Benutzeroberfläche von ZEP auch die mobile Apps der Lösung, die für Android und iOS zur Verfügung stehen. Hartmut Höche: „Als typischer Dienstleister sind unsere Mitarbeiter natürlich die meiste Zeit vor Ort beim Kunden tätig. Aus diesem Grund muss ein möglichst einfaches Reporting gewährleistet sein. Über die mobilen Apps von ZEP können unsere Mitarbeiter ihre Belege einfach mit ihrem mobilen Endgerät (Handy oder Tablet/iPad) abfotografieren und so erfassen.“ Die intuitive Benutzeroberfläche ist sehr benutzerfreundlich, dies zeigt sich insbesondere bei der Einweisung neuer Mitarbeiter. Da Tedesio seit seiner Gründung kontinuierlich wächst, stehen diese Einweisungen regelmäßig auf der Tagesordnung. „Ein leistungsfähiges Tool zur Zeiterfassung erhöht den ‚Wohlfühlfaktor für unsere Mitarbeiter‘ und ist damit ein wichtiger Aspekt bei der Bewertung des Arbeitgebers“, ist Holger May überzeugt. „Auf der anderen Seite profitiert das Unternehmen von der hohen Präzision bei der Erfassung“.

Dokumentengenerator erleichtert internes und externes Reporting

Ein ZEP-Zusatzmodul, das bei Tedesio ebenfalls zum Einsatz kommt, ist der Dokumentengenerator. Dieses Modul ermöglicht das Erstellen nahezu aller Abrechnungen und Auswertungen in den Formaten MS-Word, Open-Office, Star-Office sowie PDF. Die in ZEP erfassten Daten und Zeiten werden dabei automatisch übernommen. „Wir verwenden den ZEP Dokumentengenerator zum einen für das externe Monats-Reporting an Kunden. Wir sind so in der Lage, die geleisteten Projektzeiten nachzuweisen und dem Kunden zur Freigabe vorzulegen“, erklärt Holger May den Einsatz des Zusatzmoduls bei Tedesio. „Darüber hinaus nutzen wir das Modul zur internen Auswertung der erfassten Belege (Reisekosten, etc.) und zur Stundenabrechnung pro Quartal und Mitarbeiter für den Quartalsabschluss.“

„Nehmt uns das bloß nicht mehr weg!“ – Mitarbeiterakzeptanz ist Schlüsselerfolgsfaktor für Einsatz einer Software

„Aus Managementsicht steht und fällt der Einsatz eines Tools mit der Akzeptanz der Mitarbeiter. Für den Bereich Zeiterfassung bedeutet dies, dass die Mitarbeiter ein entsprechendes Tool als spürbare Arbeitserleichterung und nicht als Kontrollinstrument wahrnehmen müssen. Mit dem Einsatz von ZEP ist uns dies gelungen“, zieht Holger May ein positives Fazit aus der bisherigen Nutzung von ZEP. Hartmut Höche ergänzt: „Aus Mitarbeitersicht besticht ZEP durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität im täglichen Einsatz. Alle Arbeiten sind schnell und mit wenigen Mausklicks erledigt. Sind Änderungen oder Korrekturen notwendig, können diese schnell durchgeführt werden und sind sofort im System verfügbar.“ Am besten zusammenfassen lässt sich die Zufriedenheit mit ZEP vielleicht mit einem Zitat eines Tedesio-Mitarbeiters: „Nehmt uns das bloß nicht mehr weg!“

ZEP: Weil Zeit Geld ist …

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 650 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Als in Deutschland ansässiger Anbieter von Cloud Computing-Lösungen engagiert sich provantis unter anderem in der Initiative Cloud Services Made in Germany.



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