Zeiterfassung und Projektsteuerung bei Next Level Integration: Automatisierte Prozesse statt manueller Datenerfassung dank ZEP

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„Ab fünf Mitarbeitern bedeutet eine Zeiterfassung mit Microsoft Excel einen unverhältnismäßig hohen Aufwand, darüber hinaus ist der Überblick über die geleisteten Projektarbeiten sehr zeitaufwändig“, erklärt Dr. Stefan Klose, Geschäftsführer von NLI. Der Software-Experte weiß aus eigener Erfahrung, wovon er spricht. Bereits im Jahr 2011 – zwei Jahre nach der Gründung – war das Team von NLI auf fast 20 Mitarbeiter angewachsen. Das kontinuierlich wachsende Projektvolumen, das aus Software-Implementierungsprojekten und auf die Implementierung folgenden Support-Projekten besteht, zeigte der Zeiterfassung über Excel ihre Grenzen auf.


Im Rahmen einer umfassenden Evaluierung am Markt verfügbarer Lösungen, in der mehr als fünfzehn Softwarelösungen – darunter auch entsprechende Angebote von Marktgrößen wie SAP und Microsoft – auf ihren Einsatz bei NLI überprüft wurden, entschied sich das Unternehmen letztendlich für die Lösung ZEP der Firma provantis IT Solutions, auf die man über eine Internet-Recherche gestoßen war.

ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.

Dieser umfassende Funktionsumfang war letztendlich auch einer der Hauptgründe für die Entscheidung von NLI für den Einsatz von ZEP. Dr. Klose erklärt: „Im Rahmen unseres Evaluierungsprozesses stellte sich heraus, dass der Funktionsumfang von ZEP unsere Anforderungen am besten abdeckte.“ Im Rahmen der Implementierung von ZEP wurde dann auch nicht nur die bisherige manuelle Zeiterfassung über MS-Excel abgelöst, sondern auch der bisher manuell durchgeführte Prozess der Rechnungserstellung. Darüber hinaus erfolgen Reisekostenabrechnung und Urlaubsverwaltung über das System. Auch das Ticket-System für Support-Anfragen wurde auf die entsprechende Funktion in ZEP umgestellt. Trotz der damit verbundenen Implementierungs- und Umstellungsarbeiten beziffert Dr. Klose den kompletten Einführungsaufwand mit weniger als fünf Manntagen.

Und so ist es kein Wunder, wenn Dr. Klose als Fazit für die bisherige Nutzung zu Protokoll gibt: „ZEP ist neben unseren Fachanwendungen und Office 365 für unsere Mitarbeiter das wichtigste System.“

Den kompletten Anwenderbericht finden Sie auf der ZEP-Webseite.

ZEP: Weil Zeit Geld ist

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 600 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern. Als in Deutschland ansässiger Anbieter von Cloud Computing-Lösungen engagiert sich provantis unter anderem in der Initiative Cloud Services Made in Germany.




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