IT als Service in der Praxis: Anwendungsbeispiele von login2work

Was haben die Bamberger Symphoniker, der Logistikanbieter OFKON und der Bekleidungshersteller Isabell Fashion gemeinsam? Alle drei Organisationen beziehen seit mehreren Jahren ihre komplette IT als Service über den externen Dienstleister login2work. Die Erfahrungen der Anwender zeigen, dass sich das Miet-Konzept in der Praxis bewährt: Die Organisationen profitieren nicht nur von einem klar kalkulierbaren und kapitalschonenden Abrechnungsmodell, sondern sind heute auch in der Lage, die IT schneller an neue Geschäftsanforderungen anzupassen.

Einer der Kunden von login2work ist die Isabell Fashion GmbH & Co. KG. Der Bekleidungshersteller stand vor größeren Neuinvestitionen im IT-Bereich, da die Server-Hardware im Rechenzentrum bereits einige Jahre alt war und einige Anwendungen und Infrastruktur-Komponenten nicht mehr dem aktuellen technischen Stand entsprachen. Für eine komplette Modernisierung hätte das Unternehmen mehrere Hunderttausend Euro investieren müssen.  Nach einer technischen Analyse und einer Kostenbetrachtung entschied sich das Unternehmen stattdessen, den Betrieb der IT-Infrastruktur an login2work auszulagern.

Heute wird den Mitarbeitern von Isabell Fashion der komplette IT-Arbeitsplatz Web-basiert zur Verfügung gestellt: Die Anwender melden sich über das Internet an der geschützten Benutzeroberfläche von login2work an und erhalten dann sicheren Zugriff auf ihre Applikationen. Die Microsoft Office-Programme, das Warenwirtschaftssystem, die Grafik- und 2D-CAD-Software für das Modedesign sowie Anwendungen für Online-Banking, Steuererklärung, Zollabwicklung und Zeiterfassung laufen heute im ausfallsicheren Rechenzentrum von login2work. Sämtliche Unternehmensdaten werden dort ebenfalls gespeichert und regelmäßig über Backup-Mechanismen archiviert. Der Web-Zugang zum Rechenzentrum ist durch zwei unabhängige Internet-Anbindungen redundant ausgelegt – so ist gewährleistet, dass die Mitarbeiter selbst bei technischen Problemen eines Netzwerkanbieters weiterarbeiten können.

Isabell Fashion profitiert heute sowohl ökonomisch als auch organisatorisch vom Einsatz der login2work-Lösung. Das Unternehmen musste kein Investitionskapital für die Modernisierung und Weiterentwicklung der eigenen IT-Infrastruktur aufbringen, sondern zahlt nur noch einen monatlichen Festbetrag, in dem alle Ausgaben für die Informationstechnologie enthalten sind. Zudem ermöglicht das Modell eine flexible und schnelle Anpassung der IT-Kapazitäten an die Unternehmensentwicklung. „login2work zeichnet sich durch gute Skalierbarkeit und hohe Kostentransparenz aus – wir zahlen nur für so viel IT-Leistung, wie wir auch tatsächlich benötigen“, sagt Matthias Zentgraf, der IT-Leiter des Unternehmens.

Nutzungsbasierte Abrechnung, flexible Zugangsmöglichkeiten

Ganz ähnliche Herausforderungen wie Isabell Fashion hatte der Logistikanbieter OFKON zu bewältigen: Das Unternehmen betrieb jahrelang ein eigenes Rechenzentrum für seine komplexe Softwarelandschaft. Als die laufenden Kosten und die notwendigen Hardware-Investitionen jedoch kontinuierlich anstiegen, forderte die Geschäftsführung einen Kurswechsel: Ziel war, teure Neuinvestitionen im IT-Bereich zu vermeiden und den Aufwand für den Betrieb der Geschäftsanwendungen genau kalkulierbar zu machen. Diese Anforderungen konnte login2work erfüllen: Das EDV-Komplettangebot wird nutzungsbasiert nach der Anzahl der Mitarbeiter abgerechnet, die die Lösung für ihre tägliche Arbeit verwenden.

Mit der Auslagerung von Geschäftsapplikationen und Server-Systemen an login2work hat OFKON gleichzeitig zusätzliche Flexibilität gewonnen: Der Benutzer-Desktop ist nicht mehr an einen bestimmten PC gebunden, sondern lässt sich grundsätzlich an jedem Endgerät mit Internet-Anschluss aufrufen. Dadurch kann OFKON heute sehr einfach neue Mitarbeiter oder zusätzliche Standorte in das Konzept integrieren.

Der Benutzer-Support und die gesamte Basis-Administration sind in dem Lösungspaket ebenfalls enthalten: login2work kümmert sich um Helpdesk-Anfragen, spielt Software-Updates und aktuelle Security-Patches ein und stellt sicher, dass alle Systeme rund um die Uhr verfügbar sind. „Mit der Betreuung durch den externen Dienstleister ist das Logistikunternehmen rundum zufrieden: „Für uns war entscheidend, dass der Benutzer-Support von login2work 24 Stunden zur Verfügung steht“, erklärt Carsten Gärtner, IT-Verantwortlicher der OFKON Service Logistik GmbH. „Bei technischen Problemen können wir nachts um 3 Uhr anrufen und erreichen immer einen persönlichen Ansprechpartner, der uns weiterhilft.“

Sichere Bereitstellung von Geschäftsapplikationen an jedem Ort

Auch die Bamberger Symphoniker gehören schon seit mehreren Jahren zu den Kunden von login2work. Anwender sind allerdings nicht die Musiker, sondern die Mitarbeiter des Orchesterbüros, die für die vielfältigen organisatorischen Aufgaben hinter den Kulissen zuständig sind. Alle Angestellten – vom Intendanten bis zu den Orchesterwarten – benötigen für ihre tägliche Arbeit heute eine ganz Reihe unterschiedlicher Software-Anwendungen. Bis vor etwa drei Jahren nutzten die Mitarbeiter dafür PCs, auf denen die jeweils benötigten Programme lokal installiert waren. Für zentrale Dienste wie E-Mail und Dateiablage wurden außerdem zwei Server betrieben.

Das Management der 13 IT-Arbeitsplätze gestaltete sich jedoch im Laufe der Zeit immer aufwändiger: Regelmäßig mussten die Endgeräte, die sich auf drei Stockwerke in der Bamberger Konzerthalle verteilen, mit Software-Updates auf den neuesten Stand gebracht werden. „Für einen eigenen IT-Spezialisten ist unser Orchesterbüro zu klein“, sagt Jutta Friedrich, Mitarbeiterin der Bamberger Symphoniker. „So ganz nebenbei können wir unsere PCs und Anwendungen aber auch nicht mehr administrieren – dafür ist das Thema mittlerweile viel zu komplex geworden. login2work ist daher für uns die richtige Lösung.“

Sämtliche Applikationen – von Office-Anwendungen, über das Buchhaltungsprogramm bis hin zur Orchesterverwaltungs-Software – werden den Mitarbeitern heute über das Rechenzentrum von login2work bereitgestellt. Der Betrieb eigener Server ist damit überflüssig geworden. Auch in leistungsfähige PCs müssen die Bamberger Symphoniker nicht mehr investieren: Auf den Endgeräten im Orchesterbüro läuft heute nur noch ein Web-Browser, über den sich die Benutzer an ihrem IT-Arbeitsplatz anmelden. Gleichzeitig eröffnet login2work den Anwendern neue mobile Zugangsmöglichkeiten: Intendant und Orchestermanager können heute beispielsweise von unterwegs mit ihren Smartphones E-Mails abrufen und Termine koordinieren. Einige Mitarbeiter wurden zudem mit Security-Tokens ausgestattet und sind so in der Lage, von ihrem Privat-PC zu Hause sicher auf ihren kompletten Benutzer-Desktop zuzugreifen. Auch bei Auslandstourneen kommt die Technologie zum Einsatz: Egal in welchem Land die Bamberger Symphoniker auftreten – flexibler IT-Zugang ist heute von jedem beliebigen Ort aus möglich.

Weitere Informationen zu login2work

Weitere Anwenderberichte finden Sie in der Rubrik “Praxis” im SaaS-Forum.

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