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Projectplace: Effizientes Arbeiten im Team via Internet

Ein der wichtigsten Trends, der unaufhaltsam voranschreitet, ist die Vernetzung im, aber in weitaus größerem Maße die Vernetzung zwischen Unternehmen. Aus diesem Grund gehört ein effizientes Zusammenarbeiten – neudeutsch auch  Collaboration genannt – zu den zentralen Erfolgsfaktoren für Unternehmen auf der ganzen Welt.

Mit dem internetbasierten gleichnamigen Online-Dienst bietet die Firma Projectplace eine schnelle, kostengünstige und flexible Möglichkeit, sich den Herausforderungen des 21. Jahrhunderts zu stellen. Die Lösung basiert dabei auf der Idee, alle mit einem Projekt verbundenen Daten und Informationen zentral in einem Hochsicherheits- rechenzentrum vorzuhalten. Der Kunde kann dann über das Internet und eine anwenderfreundliche, intuitive Benutzeroberflache auf diese Daten zugreifen und sie gemeinsam mit anderen Projektmitgliedern bearbeiten. Alles, was er dazu benötigt, ist ein Rechner mit Internet-Zugang. Die Abrechnung erfolgt auf je nach Nutzung auf Mietbasis.

Zusätzlicher Aufwand in Arbeit und Kosten für Installation oder Wartung der Software-Anwendung entstehen ebenso wenig wie für die Bereitstellung der technischen Infrastruktur oder der Systempflege.

Schulung- oder Trainingsaufwand werden auf ein Minimum reduziert, für technische Fragen steht der Projectplace-Support jederzeit online zur Verfügung.

Zielgruppen: Projektleiter, Projektteams, IT-Verantwortliche

Projectplace Hauptmenü - zum Vergrößern anklickenWichtigste Zielgruppe für Projectplace sind Projektverant- wortliche oder Projektleiter – und die gibt es heute in jedem Unternehmen. In einer vernetzten Welt werden in der Regel täglich neue Projekte gestartet – die Zusammenarbeit mit Zulieferern oder Kunden, die Einführung neuer IT-Systeme, die Integration neuer Unternehmen oder Unternehmensteile, u.v.m. Allen diesen Projekten gemein ist die Notwendigkeit, dass die Mitglieder der Projektteams schnell, einfach und von überall auf für das Projekt relevante Informationen und Dokumente zugreifen müssen bzw. neue Informationen und Dokumente den anderen Teammitgliedern zur Verfügung stellen müssen. Die für das Projekt verantwortlichen Projektleiter stehen dabei vor der Herausforderung, die Projektteams zu koordinieren, den aktuellen Status des Projekts jederzeit im Griff zu haben, Projektaufgaben zu verteilen und zu kontrollieren, u.v.m. Und das alles unter der Vorgabe der Geschäftsleitung, Zeit- und Kostenrahmen des Projekts einzuhalten.

Hauptaufgabe von Projectplace ist es, Projektleiter dabei zu unterstützen, alle diese meist parallel auftretenden Aufgaben zu bewältigen. Dies beginnt bereits mit der Vorbereitung des Projekts. Innerhalb kürzester Zeit ist ein so genannter Projektraum eingerichtet. Mit einer per Mausklick anzulegenden Ordnerstruktur kann der Projektleiter Dokumente und Arbeitsunterlagen zusammenstellen und den Projektmitgliedern verfügbar machen. Auch Workflow-Prozesse, also "wer muss was bis wann erledigt haben…", können so festgelegt werden. Bei Projektbeginn können dann alle Mitglieder im Projektteam schnell und einfach auf die Arbeitsunterlagen zugreifen, sie bearbeiten, an Online-Konferenzen teilnehmen und den Projektfortschritt sowie die dafür benötigte Zeit in Berichten festhalten. Sind Punkte offen oder werden Änderungen vorgeschlagen, können diese vom Projektleiter einfach und schnell dem entsprechenden Mitarbeiter zugewiesen, mit Prioritätsstufen versehen und bis zur Lösung koordiniert und kontrolliert werden.

Da alle Unterlagen zentral auf einer Plattform liegen, kann der Zugriff rund um die Uhr auf der ganzen Welt erfolgen. Dies erweist sich gerade bei der immer größeren Anzahl von internationalen Projekten als großer Vorteil. Ein weiterer Vorteil ergibt sich für die Integration externer Mitarbeiter, Mitarbeiter von Kunden oder Zulieferern sowie Beratern. Diese erhalten in der Regel aus sicherheitsstrategischen Erwägungen keinen Zugriff auf das Firmennetzwerk, können aber bei über Projectplace verwalteten Projekten jederzeit in das Projekt integriert werden.

Doch auch IT-Verantwortliche finden zunehmend Gefallen an Projectplace, denn sie erhalten so die Möglichkeit, ihren Projektteams ein leistungsfähiges und flexibles Projektmanagementtool an die Hand zu geben, ohne in die Evaluierung, die Installation und den Betrieb einer traditionellen Lösung investieren zu müssen. Das flexible nutzungsabhängige Preismodell bietet dem IT-Leiter darüber hinaus eine größtmögliche Kostentransparenz und –kontrolle. Über die Vergabe von Zugriffs-, Lese- und Schreibrechten behält er darüber hinaus alle Trümpfe in der Hand, wenn es darum geht, wer welche Rechte in einem Projekt hat.

 

Projectplace - Projektseite - zum Vergrößern anklickenSo funktioniert Projectplace

Der Zugang zu Projectplace erfolgt über ein Login, die Daten werden dabei SSL-verschlüsselt übertragen. Die Startseite zeigt dem Anwender dann alle Projekte, an denen er beteiligt ist und eine Liste aller noch zu erledigenden Aufgaben aus den einzelnen Projekten.

Beim Öffnen der einzelnen Projekträume erhält der Anwender dann einen Überblick über die Details des Projekts. Er hat Zugriff auf das Dokumentenarchiv und kann sich dort zu jedem Dokument die entsprechende Bearbeitungshistorie ansehen, die Versionskontrolle erfolgt über das System selbst. Kontaktinformationen der Projektmitglieder sind im Projektraum ebenso abgelegt wie der Projektplan, der Projektkalender und die Liste der offenen Punkte.

Im Dokumentenarchiv können alle Projektmitglieder projektspezifische Dokumente in den gängigsten Formaten ablegen, bearbeiten, kommentieren oder als email versenden. Zur besseren Übersichtlichkeit verfügt das Archiv über ein Ordnersystem, das im Vorfeld festgelegt und während des Projekts jederzeit erweitert oder überarbeitet werden kann. Eine ausgereifte Suchfunktion macht das Finden von Dokumenten leicht.

Zur Koordination des Projektteams stellt Projectplace eine Kalenderfunktion zur Terminkoordination und – verwaltung. Der Export von Termindaten nach Microsoft Office Outlook oder Lotus Notes ist möglich. Darüber hinaus wurde im Jahr 2006 die Net-Conferencing-Lösung der Firma Netviewer integriert, die es den Teammitgliedern ermöglicht, Web-Konferenzen durchzuführen. Die Teilnehmer dieser Konferenzen können anderen Teilnehmern dabei ermöglichen, auf ihren Bildschirminhalt zuzugreifen.

Wie bereits erwähnt, bietet Projectplace Projektleitern die Möglichkeit, Projekte im Vorfeld zu planen. So können sie einzelne "Entscheidungspunkte" entlang der Zeitleiste eines Projekts definieren und mit Kommentaren versehen, um z.B. die Ziele eines Projektabschnitts zu dokumentieren.

Im Zeitplan selbst können hierarchisch Phasen, Meilensteine, Arbeitspakete und Vorgänge festgelegt werden. Die einzelnen Elemente werden dabei über Anfan-Anfang- und Ende-Ende-Anordnungsbeziehungen verknüpft, das System generiert daraus ein Gantt-Chart zur Projektplanung und -kontrolle.

Zur Kostenkontrolle bietet Projectplace eine entsprechende Zeiterfassungsfunktion, über die die Teammitglieder ihre geleisteten Stunden eingeben. Auch der geschätzte Restaufwand kann angegeben werden. Projectplace errechnet daraus dann den entstandenen Personalaufwand und vergleicht ihn mit den vorab eingegebenen Planzahlen.

Für das Reporting erhält der Anwender eine ganze Reihe von Möglichkeiten, Berichte zu generieren. (Soll-Ist-Abweichungen, Statusberichte, etc.)

Fazit: Ziel von Projectplace ist es, räumlich verteilten Teams die Planung und Verwaltung einzelner, unabhängiger Projekte zu erleichtern und dabei insbesondere die Integration externer Mitglieder zu ermöglichen. Der Aufwand für Einweisung und Schulung wurde dank einer intuitiven Benutzeroberfläche auf ein Minimum reduziert.

Kontakt für weitere Informationen:

Projectplace GmbH
Westhafenplatz 1
60327 Frankfurt

Telefon:+49(0)69/380 7000 00
Internet: www.projectplace.de

 



 

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