Software-as-as-Service im kommunalen Einsatz: IT-Gemeindereform

Viele Gemeinden müssen derzeit kräftig sparen, wenn es um kommunale Ausgaben geht. Dabei lassen sich besonders im IT-Bereich die Kosten senken und trotzdem Servicequalität und Arbeitsabläufe verbessern. Wie dies durch den konsequenten Einsatz von externem Know-how funktioniert, zeigt die niedersächsische Samtgemeinde Spelle.

Am Anfang stand eine einfache Erkenntnis: Statische IT-Infrastrukturen sind häufig teuer und zudem unflexibel. Für Standards sind sie meist überdimensioniert und für Lastspitzen oder außergewöhnliche Aufgaben oft nicht ausgelegt. Weitaus günstiger ist es daher, seine Leistungen bedarfsabhängig zu beziehen – und sie wie Strom aus der Steckdose nach Verbrauch zu bezahlen. Diese Lösung ist in der Regel billiger, weil externe Dienstleister Skaleneffekte erzielen können. Noch ein Vorteil: Kommen die IT-Ressourcen von Spezialisten wie der Deutschen Telekom, lassen sich mobile Anwendungen leicht integrieren und Mitarbeiter greifen per PC im Büro, per Laptop oder mit dem Smartphone stets auf aktuelle und einheitliche Daten zu.

Auch mobil immer im Bild

Diese Konsistenz der Daten ist Bernhard Hummeldorf sehr wichtig. Weil der Samtgemeindebürgermeister neben den kommunalen Terminen auch Besuche beim Landkreis absolvieren muss oder sogar bei der Landesregierung im knapp 200 Kilometer entfernten Hannover, ist sein Büro mitunter über Tage hinweg verwaist. In solchen Situationen kommt es darauf an, den Kontakt mit den eigenen Mitarbeitern in der Gemeinde zu halten. Beispielsweise müssen Abstimmungsrunden problemlos funktionieren oder kurzfristige Terminänderungen sofort für alle Beteiligten sichtbar sein. Ebenso zählt Hummeldorf darauf, von unterwegs jederzeit auf E-Mails zugreifen zu können – ohne eine funktionierende Vernetzung geht daher wenig. Für die Speller besorgt die Deutsche Telekom diese Integration mit dem IT-SoftwareService. Dabei liegen alle Daten und Anwendungen zentral auf den Servern im Rechenzentrum des Anbieters und die Nutzer greifen per Internet darauf zu. Neue Mails kommen sogar automatisch zu Hummeldorf, egal ob er im Büro sitzt oder mit dem Smartphone unterwegs ist. Ähnlich komfortabel läuft es mit Terminen: Ändert sich beispielsweise in Hannover ein Termin für Hummeldorf, stellt er diesen einfach in seinem Kalender ein. Automatisch sehen auch seine Mitarbeiter im Büro die Veränderung und können ihre Planungen entsprechend anpassen.

Sicherheit groß geschrieben

Dabei gehen Vernetzung und Zugriff über das Internet keineswegs auf Kosten der Sicherheit. Im Gegenteil. Denn die sensiblen Daten der Speller liegen auf den professionell gesicherten Servern im Hochsicherheitsrechenzentrum der Deutsche Telekom. Zum Einsatz kommen beispielsweise Firewalls sowie Antiviren- und Antispam-Software. Der Clou: Auch Datenverlust bei Abstürzen oder ähnlichem ist dank der redundanten Systeme kein Thema mehr. Sogar falls ein Mitarbeiter versehentlich eine Datei löscht, lässt sich diese dank täglicher Sicherung wiederherstellen. Zudem genügt der Datenverkehr höchsten Sicherheitsansprüchen. Die Verbindung vom Rechenzentrum zur Gemeinde und zu den mobilen Geräten läuft per SSL-Verschlüsselung (Secure Socket Layer) ab, wie sie etwa beim Online-Banking zum Einsatz kommt. Unerwünschte Eindringlinge haben damit keine Chance und alle Daten von Bürgern oder Mitarbeitern bleiben den berechtigten Nutzern vorbehalten.

Das Plus im Service

Spelle konnte mit Hilfe der neuen Lösung auch den Service in vielen Bereichen verbessern. Insbesondere die Kommunikation per E-Mail funktioniert wesentlich besser als zuvor, Bürger erhalten Antworten auf ihre elektronische Post dank effizienterer Abläufe nun deutlich schneller. Diese Verbesserung kommt besonders dem Nachrichtenblatt der Samtgemeinde zu gute. Beispielsweise profitieren die Anzeigenkunden vom direkten Draht in die Redaktion. Sie können Grafiken und Bilder nun einfacher zu den verantwortlichen Mitarbeitern im Rathaus senden, die sie dann direkt für das Nachrichtenblatt verwenden.

Weitere Informationen zur Samtgemeinde Spelle: www.spelle.de.

Weitere Informationen zu IT-SoftwareServiice im Internet unter: www.t-home.de/it-softwareservice, telefonisch unter: 0800 330 1682 oder im Telekom Shop.

Weitere Anwenderberichte finden Sie in der Rubrik “Praxis” im SaaS-Forum.

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