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Technische Dokumente mit Mitarbeitern und Externen sicher austauschen

Der Biogasanlagen-Hersteller UTS setzt beim Austausch von Dokumenten mit Kunden und Lieferanten auf PROOMDer Biogasanlagen-Hersteller UTS Biogastechnik hat den Austausch von Dokumenten mit Kunden und Lieferanten auf eine neue Basis gestellt. Die Wahl fiel auf PROOM, ein Produkt von PROCAD. Die UTS Biogastechnik GmbH, heute eines der weltweit führenden Biogastechnik-Unternehmen, wurde 1992 gegründet und hat ihren Sitz in Hallbergmoos bei München.

1994 wurden die ersten Biogasanlagen gebaut und in den folgenden Jahren zahlreiche Schlüsseltechnologien entwickelt. Der Biogasanlagen-Hersteller deckt für den Bau von Biogasanlagen den kompletten Prozess ab, von der Beratung und Machbarkeitsstudien vor Ort, Wirtschaftlichkeitsberechnungen für Anlagenkonzepte und den zur Verfügung stehenden Rohstoffen über die Planung der Anlage bis zum Bau von Neuanlagen und Repowering bestehender Anlagen.

UTS bietet drei Anlagenkonzepte unter den Namen Kairos®, Helios® und Triton® an; eines der Highlights ist der Technikcontainer ProCon, der den Bau eines klassischen Technikgebäudes überflüssig macht. Er wird komplett montiert an der Baustelle angeliefert und vor Ort nur noch mit der Anlage verbunden. So lassen sich die Montagekosten um bis zu 50 Prozent reduzieren. Zudem ist nur ein Viertel der Bauzeit gegenüber einem herkömmlichen Betongebäude nötig.

Austausch von großen und sensiblen Dateien und Informationen

Im Unternehmen arbeiten mehr als 100 Mitarbeiter/innen im gesamten Bundesgebiet, in Zentral- und Osteuropa sowie in Übersee mit einer Vielzahl von Lieferanten und Kunden zusammen. Dementsprechend hoch ist der Aufwand bei der Übertragung von CAD-Modellen, Zeichnungen und Dokumentationen oder für die Abnahme der Anlagen. Sensible Informationen und Dateien, beispielsweise Meetingunterlagen der Manager am Stammsitz und den weltweiten Niederlassungen, werden ebenfalls ausgetauscht.

Immer auf dem aktuellen Stand

Für den Austausch setzten die Mitarbeiter eine Vielzahl von Instrumenten ein. Teils wurden Informationen und Dateien über E-Mails verschickt, dies ist jedoch weder sicher noch für große Datenmengen wie Zeichnungen oder Abnahmedokumentationen geeignet. Andere Wege umfassten FTP ebenso wie die bekannten Dienste, beispielsweise Dropbox, aber auch proprietäre Lösungen von Zulieferern. Im Falle von E-Mails beginnen die Probleme schon, wenn es sich um größere Datenmengen handelt – die Größen, die sich noch sinnvoll per Mail verschicken lassen, sind bei Zeichnungen und CAD-Modellen schnell überschritten. Hinzu kommen allen Lösungen gemeinsame Nachteile: Die Sicherheit der Informationen und Dateien ist nur schwer zu gewährleisten und vor allem ist es nahezu unmöglich, immer und überall denselben Stand zu gewährleisten.

Zudem ist es völlig intransparent, wer Zugang zu den Dateien hat. Nicht zu unterschätzen ist der Zeitaufwand in der IT-Abteilung, nicht nur für die Administration des FTP-Servers, sondern auch für den Support der Anwender, die sich in den unterschiedlichen Lösungen oft nicht zurechtfinden. UTS suchte deshalb nach einer Lösung, um die interne wie externe Kommunikation zu verbessern.

„Unser Ziel war es, nur eine Lösung zu haben, die alle Anforderungen abdeckt“, führt Jochen Matzke, Director IT bei UTS, aus. „Es sollte eine sichere Umgebung sein, skalierbar, mit zentralem Zugriff, Nachvollziehbarkeit und einfacher Bedienung. Wichtig war uns auch, dass wir uns nicht langfristig binden oder viel investieren müssen.“

PROOM ist die Lösung

UTS entschied sich für die Software as a Service-Version von PROOM. Es wäre durchaus möglich, PROOM auf firmeneigenen Servern zu hosten, aber genau dies wollte UTS nicht, um keine zusätzlichen Kosten für Administration und Hardware zu haben. Zudem ist die Cloud-Infrastruktur beliebig skalierbar, redundant und hochverfügbar.

PROOM ist speziell auf die Projektzusammenarbeit ausgerichtet und ermöglicht eine gesteuerte und jederzeit nachvollziehbare Kollaboration in Projekten, und das mit Partnern innerhalb, aber eben auch außerhalb der eigenen Organisation. In der Oberfläche von PROOM lassen sich sogenannte Projekträume einrichten. Dort finden sich auf Einladung des Erstellers des Projektraums die weiteren am Prozess beteiligten Personen zusammen. Die Dateien im Projektraum werden bei Änderungen automatisch versioniert, so dass sich die Anpassungen jederzeit nachverfolgen lassen. Sämtliche Zugriffe und Vorgänge werden protokolliert, es ist also jederzeit nachvollziehbar, welche Änderungen wann und von wem durchgeführt wurden.

Datenaustausch über Unternehmensgrenzen hinaus

Matzke schildert ein Beispiel: „Wirhaben vor kurzem ein Projekt gemeinsammit unserer chinesischen Niederlassungdurchgeführt. An diesemwaren sowohl interne Mitarbeiter alsauch Externe beteiligt, unter anderemIngenieurdienstleister und Lieferanten. Das gesamte Projekt wurde über einen PROOM-Projektraum abgewickelt. Der Zugriff auf die dort hinterlegten Informationen und Dateien wurde über die fein abgestufte Rechteverwaltung in PROOM geregelt, so konnten die internen Mitarbeiter auf alle Dateien und

Informationen zugreifen, während die externen Beteiligten unterschiedliche Rechte hatten. Sie konnten nur freigegebene Dateien sehen. Außerdem konnten die Lieferanten nur unsere und die von ihnen selbst erzeugten Dateien sehen, nicht aber die der Mitbewerber. So konnten wir die Ausschreibungen ohne großen Aufwand getrennt voneinander halten.“

Jeder Beteiligte arbeitet mit aktuellen Daten

„Es wäre ohne PROOM nicht möglich gewesen, das Projekt datentechnisch so reibungslos abzuwickeln“, so Matzke weiter. „Unter anderem ist es ein großer Vorteil, dass die Dateien in der Cloud liegen, so können alle Beteiligten immer mit der größtmöglichen Geschwindigkeit zugreifen. Unsere Kollegen in China können dadurch große Dateien, beispielsweise Zeichnungen oder CAD-Modelle, schneller herunterladen, als würden diese hier auf dem Server liegen.

Wichtig ist für uns auch PROOM Sync, mit dem sich lokale Dateien mit denen im PROOM-Projektraum abgleichen lassen. So ist gewährleistet, dass jeder Beteiligte direkt über seine lokale Umgebung mit PROOM arbeiten kann, stets aktuelle Daten hat und mitbekommt, wenn sich etwas ändert.“

Integration in die eigene Umgebung

Heute wird PROOM bei UTS unternehmensweit eingesetzt. Vom Einkauf über Konstruktion, Vertrieb, Projektmanagement und IT bis ins Management ist PROOM als Lösung zur Kommunikation akzeptiert. Die meisten Anwender konnten mit PROOM ohne Schulung intuitiv umgehen und es zeigte sich, dass die anderen Übertragungswege sehr schnell nicht mehr genutzt wurden. „Das war für uns der Beweis“, sagt Matzke, „denn wenn die Anwender nicht klare Vorteile gesehen hätten, hätten sie weiter per Dropbox ausgetauscht.“

„Gebracht hat uns der PROOM-Einsatz – wie erhofft – Transparenz und eine einfach zu bedienende Lösung für den Datenaustausch. Die Zeitersparnis in der IT-Abteilung durch den Wegfall der FTP-Server-Administration ist spürbar. Die Anwender waren sofort überzeugt und nutzten PROOM für die Datenweitergabe.“

Weitere Informationen zu PROOM finden Sie im SaaS-Forum Lösungskatalog.


Weitere Anwenderberichte finden Sie in der Rubrik “Praxis” im SaaS-Forum.

 

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