Mit Struktur gegen Stress in Projekten: PROOM unterstützt Projektleiter beim effizienten Dokumentenaustausch in Projektteams

Der Projektleiter ist in der Regel der Dreh- und Angelpunkt eines Projekts und fungiert dabei in erster Linie als Informationszentrale für die Projektteam-Mitglieder. Doch es sind gerade diese administrativen Tätigkeiten, die ihm wertvolle Zeit rauben. Zeit, die er für seine eigentliche Aufgabe bräuchte: die Prozesssteuerung im Projekt. Denn damit hätte er eigentlich genug zu tung. Die meisten Projekte finden heute nämlich in Netzwerken statt, oft unter Einbindung von externen Dienstleistern oder auch Lieferanten. In diesem stark kollaborativen Umfeld entstehen eigene Prozessdynamiken, die an Organisation und Koordination neue Anforderungen stellen.


Als problematisch erweist sich häufig die Bereitstellung aktueller Informationen für die Projektmitglieder. Durch die ständige Suche nach Dokumenten ziehen sich Projekte in die Länge. Dem Unternehmen entstehen damit Kosten durch unproduktive Arbeitszeit. Das selbtverständlich wirkt sich dies auch auf die Projektteilnehmer aus, die aufgrund von mangelnden Informationen oder ungenauen Vorgaben in Terminschwierigkeiten geraten. Frust entsteht, die Motivation sinkt. Und genau deshalb benötigen Projektleiter geeignete Lösungen, die sie entlasten und somit ein agiles Projektmanagement unterstützen.

Das Karlsruher Software-Unternehmen PROCAD hat mit PROOM eine innovative Lösung entwickelt, die Transparenz und Koordination in den Dokumentenaustausch bringt und die Informationsbeschaffung für alle vereinfacht. Dazu werden Dateien in zugriffssicheren virtuellen Projekträumen abgelegt und dort gemeinsam bearbeitet. Die Größe der Dateien spielt dabei keine Rolle, ob Spezifikationen, Stücklisten oder CAD-Unterlagen. Das Team steht so in einem kontinuierlichen transparenten Dialog und hat nach dem Konzept des “Single Source of Document” stets Zugriff auf die aktuellsten Dateien. Die Mitarbeiter erfahren jeden Projektfortschritt unmittelbar und sind voll einbezogen. Das motiviert und fördert ein proaktives Gestalten des Projekts durch größeren persönlichen Einsatz. Der Projektleiter koordiniert den Datenaustausch und behält dabei stets den Überblick. Er erstellt das Berechtigungskonzept wer, wann auf welche Dokumente zugreifen kann. Anhand von Aktivitätsprotokollen ist stets nachvollziehbar, zu welcher Zeit und von welchem Mitarbeiter ein Dokument bearbeitet wurde.

Endlose CC-Verteiler sind damit hinfällig. Unklarheiten, wo welche Daten abgelegt sind und welche Datei die aktuelle ist, sind obsolet. Der Projektleiter kann sich voll und ganz auf die Steuerung und Kontrolle der Prozesse konzentrieren und agieren statt administrieren. Und mit seinem engagierten Projektteam kommt auch er zu besseren Ergebnissen.

Terminhinweis: Webinar “Die sichere Alternative zu SharePoint, FTP oder E-Mail”, 13.9.13

Viele Unternehmen verwenden für den Austausch von sensiblen Daten bestehende Lösungen wie z.B. MS SharePoint, FTP oder die klassische E-Mail. Diese Lösungen stoßen schnell an ihre Grenzen: mangelnde Datensicherheit, komplexe Administration und fehlende Nachvollziehbarkeit von Aktivitäten.

In einem 30-minütigen Webinar, das am Freitag, den 13.9.13 um 11.30 Uhr stattfindet, erklären PROOM-Produktmanagerin Sarah Müller und Software-Entwickler Joachim Dehm, wie Unternehmen PROOM als professionelle Alternative zu SharePoint, FTP und E-Mail einsetzen können. Die Teilnahme ist kostenlos, die Anmeldung erfolgt über ein Online-Formular

Weitere Informationen zu Proom, das sowohl als On-Premise als auch als Software-as-a-Service-Lösung eingesetzt werden kann, finden Sie im SaaS-Forum Lösungskatalog.




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